<div id='ToC'></div><div><h2>What is a digital meeting?</h2>A digital meeting can of course be many things - from a classic Zoom meeting where all participants have the camera activated and participate actively, to a large live broadcast with thousands of participants on an event platform where the content is produced in a studio with a schedule and a large number of technicians, moderators and event staff involved. The following three terms are commonly used when talking about different types of digital meetings - video meeting, live streaming and webinar.</div><img alt='digital meeting in progress' loading ='lazy' width='100% ' src='https://static.univid.io/blog/digital-meeting-in-progress.jpg'/><h3 >1. Video meeting or web meeting</h3>Video meetings or web web meetings is synonymous with video conferencing where everyone usually attends with camera and/or audio. The boundary between presenter and viewer is generally vague, and one can often change roles. At meetings, you rarely have a dedicated moderator, but the word is relatively free and the meeting is led forward by participants themselves.Regular size: 2-100Character: Informal, relatively open structureBroadcasted from: Webcam<h3 >2. Livestreaming</h3>A classic live broadcast that usually takes place from a studio, where you broadcast one-way to an audience that acts as viewers. Image quality and scalability are often a high priority here and transmission technology such as RTMP is used, which generally results in a delay of approx. 15-30 seconds. Here you usually work with interactivity that does not mean that participants are in the video, but often it is done in writing via chat, polls, reactions, etc. A so-called event schedule is often used for these broadcasts, where it is clear what will happen, at what time. The timetable is followed very carefully and thus the freedom of improvisation is small in these types of controlled and professional broadcasts - very similar to TV productions, where quality is of the highest priority!Regular size: 50-2000Character Formal, structured, and professionalBroadcasted from: Studio<h3 >3. Webinar</h3>A webinar is a bit of a mix between a traditional live broadcast and a video meeting. Here, it is usually clearly defined who is the presenter, but at the same time there is usually freedom to involve the participants more, as you rarely follow a complex timetable as for larger live broadcasts. Often these types of broadcasts are held by the presenter himself, with only one webcam; but webinar can also be broadcast from a studio.Regular size: 10-500Character Formal, professional, some room for improvisationBroadcasted from: Webcam or studio<h2 >Alternative grouping of digital meetings</h2>You can also group digital meetings and meeting tools such as many-to-many and one-to-many , ie. if they support video from and between all individual participants, or if it is just a video stream straight out as in a traditional live broadcast. Video meetings, web meetings and to some extent webinars are generally of the many-to-many nature. Live streaming is traditionally just a video out to the participants and thus one-to-many. The type of audience and where it is located can also further categorize digital meetings - where, for example, hybrid meetings, with a physical and a digital audience, are a common type of meeting post-COVID.Enough about definitions, let&#39;s take a closer look at tips on how to host really good digital meetings!<h2>What tools are needed for digital meetings?</h2>To host really good digital meetings that impress, of course, requires a high quality of video and sound, which requires good technical equipment. However, small tricks - such as making sure to be well lit - can also drastically increase quality without requiring new equipment. Here are some brief tips on what to think about in terms of video, light and sound in digital meetings.<h3 >Video and light in digital meetings</h3>Video is what everyone else sees and of course plays a very big role. Many modern laptops have good webcams built-in, and smartphones often have even better cameras! Do you want to make it even a little more professional, e.g. in a home studio, you can of course use a system camera or similar on a tripod and a software such as OBS to use the video source as a webcam. If you do not have a fantastic camera, it is important to make sure that you are well lit - hardly the best camera can make a person in backlight look good.If you have the opportunity to sit facing a window, it is a perfect light source that makes you visible from your very best side - evenly and naturally lit. Otherwise, a desk or desk lamp a little behind the computer may be a good option. For those of you who want to take that step further, there are Halo lamps and the like such as. used by Youtubers and a bit more professional studios, these lights really make you pop from the background and look your best at your next meeting, webinar or event!<h3 >Sound in digital meetings</h3>You have probably been in a bad meeting where the connection was unstable and the video froze, then you have probably noticed the importance of good sound and how it can make the meeting make or break!To ensure that the sound volume is sufficient and that disturbing background noise is minimized, it is recommended to use a real microphone or a pair of headphones with a microphone, e.g. Airpods have a surprisingly good microphone!For slightly larger productions where you want to be sure that all remote participants are really heard and do not have problems with their microphone - it is often recommended to run headphones with a cord, and not Bluetooth.It can also be an idea to make sure you are sitting in a quiet environment, which does not have disturbing background noise such as fans, doors slamming, people talking in the background, etc. Feel free to record a short test with your meeting tool to hear how you (and your surroundings) sound!<img alt = 'digital meeting audio' loading = 'lazy' width = '100%' src = 'https://static.univid.io/blog/digital-meeting-audio.jpg'/><h2 >To host digital meetings</h2>The role of host and how you host a digital meeting, of course, depends on the type of meeting in question. In a live broadcast, there is often professional help in the form of technicians, event staff and a timetable that explains in detail what happens when. For video meetings and webinars, it is more free and difficult to plan in detail, but below are 3 general tips that apply to digital meetings regardless of character:1. Test before the meeting startsThe key to a good digital meeting is to test all technology beforehand, so that the meeting flows on without interruption or annoying stress. If you have a larger meeting with important link participants, make sure that they have tested the platform before, and that they use the same headphones, browser and technology as when you then go live.Keep track of your meeting tool and its features. Are you going to have breakout sessions? Try to divide people up before, plan out how long participants will be in breakouts and that they know what to discuss. Should you share a screen, test that it works and that you check in the camera and not on your slides - try recording yourself!2. Make sure to pauseBreaks are super important for a good meeting. Zoom fatigue is a fact and participants often experience that digital meetings become long, lose focus and instead start scrolling on other pages. Thus, it is important to host shorter meetings, divide the meeting into content-rich segments and take frequent breaks. Your audience will be eternally grateful to you!3. Create dynamics and interactionContent is important, but so is how you set up your meeting. Plan how you will get the participants involved - perhaps based on which polls you should send out, which people you should distribute the word to, or which discussion questions you should send out before the meeting. Work with the visual in presentations - show do not tell! To create dynamism - work on varying what you show, who is talking and what role the participants should take.<img alt='produce a digital meeting' loading='lazy' width='100%' src='https://static.univid.io/blog/digital-meeting-production.jpg'/><h2 >Boundaries are blurred - live broadcasts and video meetings for everyone</h2>Already today, the boundaries between large live broadcasts and smaller video meetings are beginning to blur. Individuals can today, with the help of various meeting tools and platforms themselves, invite, plan, carry out and analyze the digital meetings afterwards; completely without any external expertise.The technology is developing rapidly, which enables live broadcasts via RTMP with a lower delay. At the same time, real-time technology is getting better and better, which means that larger digital meetings can be held completely without delay.New features mean that opportunities for interaction in digital meetings are getting better, and that only interacting via video is not as important when you have chats, polls and reactions to be part of as a participant. The fact that the meeting tool and platform used support all types of broadcasts is becoming increasingly important - as a host you do not want to have to limit your format or content according to technical limitations.The previously complex equipment and software required for professional live broadcasts is also becoming simpler and more accessible. This issimply a great time to hold digital meetings!

Digital meetings come in many forms - here we will discuss the three main types - video meetings, webinars and livestreams. Also we will provide the recipe for hosting the perfect meeting, looking into both the tools needed and practical tips for hosting an engaging live session.

Digital meetings - A guide to hosting the perfect meeting

<div id='ToC'></div><div><h2>Vad är ett digitalt möte?</h2>Ett digitalt möte kan såklart vara många saker - alltifrån ett klassiskt Zoom-möte där alla deltagare har kameran aktiverad och deltar aktivt, till en stor livesändning med tusentals deltagare på en eventplattform där innehållet produceras i en studio med körschema och ett stort antal tekniker, moderatorer och eventpersonal involverade. Följande tre begrepp brukar användas när man talar om olika typer av digitala möten - videomöte, livestreaming och webbinarium.</div><img alt='digital meeting in progress' loading='lazy' width='100%' src='https://static.univid.io/blog/digital-meeting-in-progress.jpg'/><h3 >1. Videomöte eller webbmöte</h3>Videomöte eller webbmöte är synonymt med videokonferens där alla vanligtvis deltar med kamera och/eller ljud. Gränsen mellan presentatör och tittare är generellt diffus, och man kan ofta växla roll. Vid videmöten har man sällan en dedikerad moderator utan ordet är relativt fritt och mötet leds framåt av deltagare själva.Vanlig storlek: 2-100Karaktär: Informellt, relativt öppen strukturSänds från: Webbkamera<h3 >2. Livestreaming</h3>En klassisk livesändning som vanligtvis sker från en studio, där man sänder enväga till en publik som agerar tittare. Ofta är bildkvalitet och skalbarhet hög prioritet här och man använder sändningsteknik som RTMP, vilket generellt medför en fördröjning på ca. 15-30 sekunder. Här brukar man jobba med interaktivitet som inte medför att deltagare är med i bild, utan ofta sker det skriftligt via chatt, polls, reaktioner, mm. Ofta används ett så kallat körschema vid dessa sändningar där det tydligt står vad som kommer ske, vid vilket tidslag. Körschemat följs väldigt noga och alltså är friheten för improvisation liten vid dessa typer av uppstyrda och proffsiga sändningar - väldigt likt TV-produktioner, där kvalitet är av högsta prioritet! Vanlig storlek: 50-2000Karaktär Formellt, uppstyrt och proffsigtSänds från: Studio<h3 >3. Webbinarium</h3>Ett webbinarium är lite av en mix mellan en traditionell livesändning och ett videomöte. Här är det vanligtvis tydligt utstakat vem som är presentatör, men samtidigt brukar det finnas frihet för att involvera deltagarna mer, då man sällan följer ett komplex körschema som vid större livesändningar. Ofta hålls dessa typer av sändningar av presentatören själv, med bara en webbkamera; men webbinarium kan också sändas från en studio.Vanlig storlek: 10-500Karaktär Formellt, proffsigt, visst rum för improvisationSänds från: Webbkamera eller studio<h2 >Alternativ gruppering av digitala möten</h2>Man kan också gruppera digitala möten och mötesverktyg som many-to-many och one-to-many, dvs. om de stödjer video från och mellan alla enskilda deltagare, eller om det bara är en videoström rakt ut som vid en traditionell livesändning. Videomöten, webbmöten och till viss del webbinarium är generellt av karaktären many-to-many. Livestreaming är traditionellt sätt endast en video ut till deltagarna och alltså one-to-many. Även typ av publik och var den befinner sig, kan ytterligare kategorisera in digitala möten - där till exempel hybridmöten, med en fysisk och en digital publik, är en vanlig mötestyp post-COVID.Nog om definitioner, låt oss kolla lite närmare på tips på hur man håller riktigt bra digitala möten!<h2 >Vilka verktyg behövs för digitala möten?</h2>För att hålla riktigt bra digitala möten som imponerar krävs givetvis en hög kvalitet på bild och ljud, vilket förutsätter bra teknisk utrustning. Dock kan små knep - som att se till att vara väl upplyst, också förhöja kvaliteten drastiskt utan att kräva ny utrustning. Här kommer några korta tips kring vad man ska tänka på gällande bild, ljus och ljud i digitala möten.<h3 >Bild och ljus i digitala möten</h3>Bild är vad alla andra ser och spelar såklart väldigt stor roll. Många moderna laptops har bra webbkameror inbyggda, och smartphones har ofta ännu bättre kameror! Vill man göra det ännu lite mer proffsigt, t.ex. i en hemmastudio, kan man såklart använda en systemkamera eller liknande på stativ och t.ex. programvaran OBS för att använda videokällan som en webbkamera. Om man inte har någon värstingkamera är det dock viktigt att se till att man är väl upplyst - knappt den bästa kamera kan få en person i motljus att se bra ut.Har du möjlighet att sitta vänd mot ett fönster är det en perfekt ljuskälla som får dig att synas från din allra bästa sida - jämnt och naturligt upplyst. Annars kan en bords- eller skrivbordslampa lite bakom datorn vara ett bra alternativ. För dig som vill ta det steget vidare finns Halo-lampor och liknande som bla. används av Youtubers och lite proffsigare studios, dessa ljus får dig verkligen att poppa från bakgrunden och se bäst ut på ditt nästa möte, webbinarium eller event!<h3 >Ljud i digitala möten</h3>Du har säkert varit med om ett dåligt möte där uppkopplingen strulat och videon fryst, då har du förmodligen noterat vikten av bra ljud och hur det kan få mötet att bära eller brista! För att se till att ljudvolymen är tillräcklig och att störande bakgrundsljud minimeras, rekommenderas att använda en riktig mikrofon eller ett par hörlurar med mikrofon t.ex. Airpods har förvånansvärt bra mikrofon! Vid lite större produktioner där man vill vara säker på att alla länkdeltagare verkligen hörs och inte får problem med deras mikrofon - rekommenderas ofta att köra hörlurar med sladd, och inte Bluetooth. Det kan också vara en idé att se till att man sitter i en tyst miljö, som inte har störande bakgrundsljud som fläktar, dörrar som slår, folk som pratar i bakgrunden, etc. Prova gärna spela in en kort test med ditt mötesverktyg för att höra hur du (och din omgivning) låter!<img alt='digital meeting audio' loading='lazy' width='100%' src='https://static.univid.io/blog/digital-meeting-audio.jpg'/><h2 >Att hålla i digitala möten</h2>Rollen som host och att hålla i ett digitalt möte, beror givetvis på vilken typ av möte det gäller. Vid en livesändning finns ofta professionell hjälp i form av tekniker, eventpersonal och ett körschema som redogör i detalj för vad som sker när. Vid videomöten och webbinarium är det mer fritt och svårare att planera i detalj, men nedan följer 3 generella tips som gäller digitala möten oavsett karaktär:1. Testa innan mötet drar igångNyckeln till ett bra digitalt möte är att testa all teknik innan, så att mötet flyter på utan avbrott eller jobbig stress. Har du ett större möte med viktiga länkdeltagare, se till att de har testat plattformen innan, och att de använder samma hörlurar, webbläsare och teknik som när ni sedan går live. Ha koll på ditt mötesverktyg och dess funktioner. Ska du ha breakout-sessioner? Prova att dela upp folk innan, planera ut hur länge deltagare ska vara i breakouts och att de vet vad de ska diskutera. Ska du dela skärm, testa att det fungerar och att du kollar in i kameran och inte på dina slides - prova att spela in dig själv!2. Se till att pausaPauser är superviktiga för ett bra möte. Zoom-trötthet är ett faktum och deltagare upplever ofta att digitala möten blir långa, tappar fokus och börjar istället scrolla på andra sidor. Således är det viktigt att hålla kortare möten, dela upp mötet i innehållsrika segment och ta täta pauser. Din publik kommer vara dig evigt tacksam!3. Skapa dynamik och interaktionInnehåll är viktigt, men också hur du lägger upp ditt möte. Planera in hur du ska få deltagarna engagerade - kanske utifrån vilka polls du ska skicka ut, vilka personer du ska fördela ordet till, eller vilka diskussionfrågor du ska skicka ut innan mötet. Jobba med det visuella i presentationer - show don&#39;t tell! För att skapa dynamik - jobba med att variera vad du visar, vem som pratar och vilken roll deltagarna ska ta.<img alt='produce a digital meeting' loading='lazy' width='100%' src='https://static.univid.io/blog/digital-meeting-production.jpg'/><h2 >Gränserna suddas ut - livesändningar och videomöten för alla</h2>Redan idag börjar gränserna suddas ut mellan stora livesändningar och mindre videomöten. Enskilda individer kan idag med hjälp av olika mötesverktyg och plattformar själva bjuda in, planera, genomföra och analysera de digitala mötena efteråt; helt utan någon extern expertis. Tekniken utvecklas snabbt, vilket möjliggör livesändningar via RTMP med lägre fördröjning. Samtidigt blir realtidstekniken bättre och bättre vilket gör att större digitala möten kan hållas helt utan fördröjning. Nya funktioner gör att möjligheter för interaktion i digitala möten blir allt bättre, och att endast interagera via video blir inte lika viktigt när man har chatt, polls och reaktioner att vara med i som deltagare. Att mötesverktyget och plattformen som används stödjer alla typer av sändningar blir allt viktigare - man vill som host inte behöva begränsa sitt format eller innehåll efter tekniska begränsningar. Den tidigare komplexa utrustning och programvara som krävts för professionella livesändningar blir också allt enklare och mer tillgänglig. Det är helt enkelt en bra tid att hålla digitala möten!

Digitala möten kommer i många former - här diskuterar vi de tre huvudtyperna - videomöten, webbinarium och livesändningar. Vi kommer också att ge ett recept för att hålla det perfekta mötet, samt titta på de verktyg och praktiska tips som är nödvändiga för en engagerande livesession.

Digitala möten - En guide till hur du håller det perfekta mötet

A couple of weeks ago Capgemini Invent hosted their chocolate tasting event on Univid. A digital meeting that was supposed to engage the students while maintaining a personal touch and offer an opportunity for intimate discussions in breakouts.At Univid we noticed the innovative mindset of the Capgemini consultants, who utilized the features of the platform; for instance, combining prepared polls with ad-hoc ones that were created on the fly to engage the audience. Polls were used to get to know the audience better, and reactions were used to verifying the message got through - quite a perfect setup if you ask us.<blockquote>“Univid was the perfect platform for us to interact with the student on multiple levels. The poll functionality combined with the reaction functionality provided us with the perfect level of interaction during our presentation, while the breakout rooms were useful when trying to connect with the participants on a more intimate level”</blockquote>- Benny Feng, Management Consultant at Capgemini InventFinally, Capgemini utilized the breakout sessions, where the participants were seamlessly divided out in breakouts for more close dialogues with the consultants. At Team Univid, we look forward to seeing Univid grow as a tool for these more intimate types of events as well, where we get a lot of requests, as people are getting tired of boring and formal solutions out there. Watch a super short recap from the event:<div class='videoWrapper'><iframe width='560 height='315' loading='lazy' src='https://www.youtube.com/embed/O8j_us4RXZo' frameborder='0' allow='accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture' allowfullscreen></iframe></div>Looking for something fresh - an interactive, easy-to-use, and beautiful platform - for your next event, webinar or meeting? Contact us at <a href='mailto:jrintala@univid.io'>jrintala@univid.io</a> and we will set up a demo.

Capgemini Invent hosts exclusive digital event with personal touch

Chocolate Tasting with Capgemini Invent on Univid

För några veckor sedan höll Capgemini Invent ett event med chokladprovning på Univid. Evenemanget var tänkt att engagera studenterna samtidigt som de behöll en personlig touch och erbjuda en möjlighet för intima diskussioner i breakouts. På Univid noterade vi ett innovativt tankesätt från Capgemini-konsulterna, som använde många olika eventfunktioner på plattformen; till exempel kombinerades förberedda omröstningar med ad hoc-undersökningar via polls som skapades i farten för att engagera publiken. Omröstningar användes för att lära känna publiken bättre, och reaktioner användes för att verifiera meddelandet nådde fram - en ganska perfekt setup om du frågar oss. <blockquote>“Univid var den perfekta plattformen för oss att interagera med deltagaren på flera nivåer. Omröstningsfunktionaliteten i kombination med reaktionerna gav oss den perfekta interaktionsnivån under vår presentation, medan breakout-rummen var användbara när vi försökte få kontakt med deltagarna på en mer intim nivå.“</blockquote>- Benny Feng, Management Consultant at Capgemini Invent Slutligen använde Capgemini breakout-sessionerna där deltagarna deltog. delades sömlöst ut i breakouts för mer nära dialoger med konsulterna. I Team Univid ser vi fram emot att se Univid användas ännu mer som mötesverktyg för dessa mer intima typer av evenemang, där vi redan idag får många förfrågningar, eftersom människor är trötta på tråkiga och formella lösningar där ute. Se en kort sammanfattning från evenemanget: <div class='videoWrapper'><iframe loading='lazy' width='560 height='315' src='https://www.youtube.com/embed/O8j_us4RXZo' frameborder='0' allow='accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture' allowfullscreen></iframe></div>

Capgemini Invent håller exklusivt event med en personlig touch

Chokladprovning med Capgemini Invent på Univid

Team Univid want to wish you a Merry Christmas and Happy holidays! Yesterday we hosted a Christmas mingle with KTH Innovation which was a joy! It's been a great year for us with lots of growth, and our platform has really evolved into a complete SaaS solution ready to make your events more interactive and beautiful than ever. We want to extend a huge thank you to a few persons in our network:@Donnie SC Lygonis: thanks for being a great business coach, going above and beyond your role at KTH Innovation and really contributing with a tireless drive, answering our Slack messages in the middle of the night, and helping us grow! @Sofia Wingren: you have provided us with really solid advice, critical questions, and mentorship with the invaluable experience of leading large companies@Team KTH Innovation: thanks for creating the circumstance to succeed in, with great opportunities for pitch training, investor meetings, and startup growth advice@Ebba Laurin and @Stockholm School of Entrepreneurship: thanks for providing us with a great team of students in the BMI course, who really provide value and insights that we can bring into our business dev going forward

KTH Innovation hosts Christmas mingle on the Univid platform

Digital Christmas Mingle - Univid as a real-time meeting tool for KTHI

Team Univid vill önska dig god jul och god helg! Igår hade KTH Innovation ett julmingel på Univid - vilket var superkul! Det har varit ett bra år för oss med mycket tillväxt, och vår plattform har verkligen utvecklats till en komplett SaaS-lösning redo att göra dina evenemang mer interaktiva och vackra än någonsin. Vi vill rikta ett stort tack till några personer i vårt nätverk: @Donnie SC Lygonis: tack för att du är en bra affärscoach, som går långt över din roll på KTH Innovation och verkligen bidrar med en outtröttlig drivkraft, svarar på våra Slack-meddelanden mitt på natten och hjälper oss växa! @Sofia Wingren: du har gett oss bra råd, ställt kritiska frågor och erbjudit mentorskap med den ovärderliga erfarenheten av att leda stora företag @Team KTH Innovation: tack för att ni skapat förutsättningar att lyckas med stora möjligheter för pitch-träning, investerarmöten och råd @Ebba Laurin och @Stockholm School of Entrepreneurship: tack för att ni har bidragit med ett fint team av studenter i BMI-kursen, som verkligen givit värde och insikter som vi kan ta med oss ​​i vår affärsutveckling framöver

Category: meeting