5 Invitasjonsmailer For Webinaret Som Øker Deltakelsen

Du brukte tre uker på webinaret, foredragsholderne er bekreftet, lysbildene ser faktisk bra ut, og så uteblir 40 % av de som meldte seg på den dagen.

Innholdet er sjelden problemet, det er nesten alltid e-postene: en invitasjon som ble borte i en overfylt innboks på en tirsdag, påminnelser ingen husker å ha mottatt, og en oppfølging som aldri ble sendt fordi noen glemte å planlegge den.

Den gjennomsnittlige B2B webinar deltakelsesratene er bare 49%, noe som betyr at nesten 2 av 4 som registrerer seg aldri deltar på den direkte sesjonen. Det gapet mellom "registrert" og "møtt opp" er akkurat der smartere invitasjoner og påminnelser tjener sin spesielle verdi.

Denne artikkelen går gjennom 5 e-posteksempler med ekte tekst gjennom hele pre-webinar livssyklusen, sender tidsramme som konsekvent øker deltakelse, mobil designregler de fleste team hopper over, og de små feilene som stille koster deg deltakelse.

Med en plattform som Univid som håndterer selve webinareopplevelsen, er din eneste oppgave på forhånd å få folk gjennom døren, og disse e-postene gjør akkurat det.

Hva er en webinardeltakelse-invitasjonsmail

En webinardeltakelse-invitasjonsmail er en melding sendt før et webinar for å invitere folk til å registrere seg og delta. Den fremhever emnet, foredragsholderne, og verdien av sesjonen, og inkluderer en klar oppfordring til handling for å melde seg på.

🎯 Målet med invitasjonen til webinaret: å få så mange deltakere registrert for ditt arrangement som mulig. En viktig del av din webinar-markedsføringsstrategi.

Webinarinvitasjon vs bekreftelse vs påminnelse

Webinareposter tjener forskjellige formål gjennom hele traktfunksjonen: invitasjonsmail driver påmeldingene, bekreftelsesmail validerer registreringen, og påminnelsesmail øker deltakelsen før arrangementet.

Ytterligere oppfølgingsemails kan sendes etter webinaret for å forbedre konvertering, eller som post-webinar undersøkelser for å samle tilbakemeldinger.

Eksempel på bekreftelsesmail

Hvilken informasjon bør inkluderes i invitasjonsmailen

Her er informasjonen du bør prøve å inkludere i invitasjonsmailen til webinaret.

• Hva: webinar tema og tittel

• Når: dato, tid, varighet

• Hvem: foredragsholdere eller verter

• Hvorfor: verdi og læringsutbytte

• Hvordan: tydelig registrerings-CTA

Valgfritt kan du også inkludere:

• Q&A omtale

• foredragsholderens troverdighet (kort)

Etter å ha lest dette, bør publikum kunne avgjøre om det er verdt å delta og om det er det relevante webinaret for dem og deres ferdigheter/job/stilling/mål.

Hva skjer etter at noen registrerer seg? Etter at registreringen har funnet sted, må du sende tilleggsinformasjon om hvordan deltakelse vil foregå (vanligvis sende dem en unik personlig lenke via en webinarplattform som Univid), og deretter fortsette å minne dine registrerte om datoen.

Hvorfor blir de fleste webinar-e-poster ignorert?

Før vi kommer til malene, er det verdt å se nærmere på hvorfor så mange webinar-e-poster stille underpresterer i utgangspunktet. For det meste er problemet ikke tilbudet eller foredragsholderen, det er noe lite og enkelt å fikse i forkant som skyver e-posten inn i støybunken før noen engang bestemmer seg for om de skal klikke.

De fem grunnene til at webinar-e-postene dine underpresterer

Hvis åpnings- og klikkratene dine har vært dalende, er sannsynligvis en av disse skyldige:

• Generiske emnelinjer: "Bli med på vårt kommende webinar" forteller leseren absolutt ingenting, og emnelinjer uten en spesifikk fordel, statistikk eller foredragsholdernavn blir filtrert som bakgrunnsstøy.

• Manglende eller bortkastet forhåndstekst: De fleste e-postklienter viser 40 til 90 tegn av forhåndsteksten, så hvis din leser "Vis denne e-posten i nettleseren din," har du allerede mistet åpningen før hovedteksten får en stemme.

• Feil timing: Invitasjoner sendt fredag ettermiddag og påminnelser 3 dager i forveien befinner seg midt i dødsonen mellom "for tidlig å bry seg" og "for sent å planlegge," som er en høflig måte å si at begge ender av det vinduet dreper oppmøte.

• Ingen mobiloptimalisering: Over 60 % av B2B-e-poster åpnes først på mobil, så enspaltelayout, klikkbare CTAer og kort tekst er viktig.

• Friksjon i registreringsflyten: Hvis CTAen leder til en landingsside 8 skjema-felt og en programvare-nedlasting, faller oppmøtet før webinaret starter. Nettleserbaserte plattformer som Univid kutter denne loopen kort fordi deltakerne blir med med ett klikk, ingen installasjoner.

Hva gjør team med høyt oppmøte annerledes

Teamene som oppnår 50 til 60 % oppmøte live kjører ikke magiske spillbøker, de driver med kjedelig disiplin. Fire vaner vises konsekvent:

• De sender 3 til 5 e-poster før webinaret i stedet for å stole på en enkelt invitasjon og en påminnelse.

• De segmenterer registranter fra ikke-registranter etter den første invitasjonen, slik at ingen får en "påminnelse" for et arrangement de aldri meldte seg på.

• De behandler hver e-post som en konverteringshendelse i seg selv, ikke som en høflighetsmelding som noen ignorerer.

• De frister med spesifikk verdi på hvert kontaktpunkt, enten det er en foredragsholder, et viktig poeng, eller en live interaksjonsvinkel, i stedet for å gjenta samme avsnitt fem ganger.

E-poster før arrangementet: Hvordan fylle plasser før webinaret starter

Sekvensen før arrangementet har én jobb, som er å forvandle interesserte fremmede til registreringer.

Fem e-poster, hver med en forskjellig grunn til at noen kan si "senere" eller "ikke for meg," med vinklingen skiftende mellom resultat, haster, troverdighet og sosial bevis.

E-post 1: Den opprinnelige invitasjonen (2-3 uker før)

Dette er den tyngste utsendelsen i sekvensen og den går til hele målgruppen din, så emnelinjen gjør 80% av jobben. Få spesifikasjonen riktig og resten av e-posten går nesten av seg selv.

Eksempel på emnelinje: "Hvordan [Selskap] reduserte onboarding-tiden med 40% (live session, 12. mars)"

Forhåndsvisningstekst: "30 minutter. Tre taktikker. Ingen fyllstoff."

Retning for e-postens tekst: Lead med resultatet, ikke logistikken. Åpne med "På 30 minutter vil du lære..." etterfulgt av tre korte bullet-punkter, deretter foredragsholderens navn, tittel, og bilde. Dato og tid med tidssone kommer under bretten, med en fet CTA-knapp som avslutning.

CTA: "Sikre deg en plass"

Strategisk hensikt: Konverter åpninger til registreringer. Spesifisitet i emnelinjen er den største spaken du har, så en ekte statistikk, et ekte selskap, og en ekte dato vil overgå enhver kreativ ordlek du finner på.

E-post 2: Varianten som skaper hastverk/skort (10-14 dager før)

Personene som åpnet e-post 1 og ment å registrere seg er nå opptatt og har glemt det. Denne e-posten er ditt andre forsøk på dem, med en litt annen ramme slik at den ikke leses som en kopi av den første.

Eksempel på emnelinje: "Bare 50 plasser igjen til vår live session om pipeline-prognosering"

Forhåndsvisningstekst: "Vi begrenser deltakelsen for å holde Q&A nyttig."

Retning for e-postens tekst: Kort og direkte, maks fire til fem linjer. Referer begrensningen eller sluttdatoen, gjenta den sterkeste takeawayen, og legg til en en-linjer som reformatterer verdien, som "De fleste team overspender på pipeline-verktøy, denne sesjonen viser deg hvordan du kan prognostisere med det du allerede har."

CTA: "Reserver din plass"

Strategisk hensikt: Fanger opp "Jeg vil registrere meg senere" gruppen før de glemmer helt. Haster bare når det er ærlig, så hvis du faktisk begrenser deltakelsen slik som Univid lar deg. Hvis ikke, forankre presset til datoen og stopp der, fordi konstruert knapphet lukter på lang avstand.

E-post 3: Foredragsholderens spotlight (7-10 dager før)

Folk registrerer seg oftere for foredragsholdere enn for emner, og derfor handler denne e-posten utelukkende om troverdighet. Ingen agenda, ingen logistikk, bare personen som skal være på skjermen.

Eksempel på emnelinje: "Møt foredragsholderen: [Navn], [Tittel] i [Selskap]"

Forhåndstekst: "[Navn] har hjulpet 200+ B2B-team med å tenke nytt om demostrategien deres."

Retning for brødtekst: En kort biografiparagraf, et sitat eller en fet statistikk fra foredragsholderen, og en linje som antyder det spesifikke spørsmålet de vil svare på live. Portrettbilde og tittel øverst, enkelt CTA nederst. Verdt å pare med en rask lesning om hvordan du effektivt kan fremheve og introdusere foredragsholderne dine slik at den live økten samsvarer med løftet i e-posten.

CTA: "Registrer deg for å høre [Fornavn] live"

Strategisk formål: Konverterer de som trengte autoritet før de forpliktet seg, og fungerer godt som videresending, siden "du bør høre denne personen" er en av de enklere tingene å sende til en kollega.

E-post 4: Invitasjonen med sosialt bevis (5-7 dager før)

Nå har din varme liste enten registrert seg eller bestemt seg for å hoppe over. Dette er din siste rene sjanse på de ubestemte, og det fungerer fordi ingenting konverterer en tviler raskere enn at andre allerede er på bussen.

Eksempel på emnelinje: "Hvorfor 300+ markedsførere allerede har registrert seg for denne økten"

Forhåndstekst: "Her er hva tidligere deltakere sa."

Retning for brødtekst: Åpne med en statistikk eller et testimonial fra en tidligere økt, noe som "etter vårt siste webbinarium, sa 68% av deltakerne at de implementerte minst én taktikk innen en uke."

Legg inn ett eller to korte sitater fra deltakere, gjenta datoen og tiden, og avslutt med CTA. Stram inn CTA-språk og knappestrategi her fordi det er her du vil se klikkfrekvensgapet tydeligst.

CTA: "Bli med dem"

Strategisk formål: Siste påminnelse før arrangementet for de interesserte, men ikke overbeviste. Sosialt bevis fyller gapet mellom "dette ser nyttig ut" og "greit, jeg skal sette av tid."

E-post 5: Den siste påminnelsesinvitasjonen (1 dag før)

Nå har mesteparten av målgruppen din enten registrert seg eller gått videre. Dette er din siste sjanse til å fange opp de gjenværende påmeldingene og sikre oppmøte ved å gjøre det lett å forplikte seg og møte opp.

Eksempel på emnelinje:"I morgen: direktesending om [tema]. Reserver din plass."

Forhåndstekst:Ingen nedlasting nødvendig. Bare klikk og bli med.

Retning for brødtekst: Hold det kort og fokusert på logistikk. Gjenta tiden og tidssonen, inkluder forbindelseslenken, og fremhev en god grunn til å delta, som en live Q&A - for å bygge siste FOMO. Å redusere friksjon (f.eks. "ingen nedlastinger kreves") kan betydelig forbedre oppmøtet.

Det bør føles enkelt og gøy å være med, og som om du vil gå glipp av noe av stor verdi hvis du hopper over - da denne e-posten vil bli mottatt av folk som ikke planlegger langt fremover, eller som rett og slett er veldig opptatte.

CTA: "Bli med i morgen"

Hensikt: Fjern friksjon i siste øyeblikk og sørg for at registrerte deltar.

Når man skal sende invitasjons-e-poster for webbinarium (tid og tidsplan)

Akkurat som når du planlegger webbinaret ditt, er timing viktig. Du kan skrive den perfekte e-posten og likevel ødelegge det med feil sendetidspunkt. Tidsplanen nedenfor er hva som konsekvent øker deltakertallene i B2B-webbinariumprogrammer, med hver utsendelse timet til det øyeblikket den faktisk gjør jobben sin. 

Den fullstendige utsendelsesplanen

Hvordan optimalisere invitasjonse-postene til webbinaret ditt

De fleste webbinariumse-poster er skrevet for desktop og leses på telefon. Tre raske blokker om hva som bør fikses.

Layout og visuelle grunnleggende

Hold deg til enkeltkolonne, fordi to-kolonne-design bryter på nesten alle mobile klienter. Bruk et merkevaretilpasset overskriftsbilde som matcher registreringssiden og det levende rommet, slik at den visuelle identiteten bæres over invitasjon, registrering og sesjon (Univids tilpassede sesjoner gjør dette enklere enn det høres ut).

Inkluder portretter av foredragsholdere i invitasjons- og spotlight-e-poster, da ansikter øker engasjementet. Hold det til én CTA-knapp per e-post, minst 44x44 piksler med høy kontrast tekst.

Mobilspesifikke regler

Hold emnelinjer under 40 tegn fordi de fleste mobile klienter kutter av rundt 35. Behandle forhåndsvisningstekst som obligatorisk, ikke valgfri, da en blank forhåndsvisning trekker "vis i nettleser" fra bunnteksten din og brenner åpningen.

Hold påminnelse- og direkte-e-poster under 100 ord, spar lengre tekst for den første invitasjonen og etter-arrangementet sendes. Test hver e-post på iOS Mail, Gmail mobil og Outlook mobil før du sender, fordi de tre dekker nesten alle i B2B.

GIF-er, video og logoer

En kort animert GIF (3 til 5 sekunder) i den første invitasjonen kan øke klikkfrekvensen, men begrens den til én per sekvens, ikke per e-post.

Innebygget video har manglende støtte fra klienter, så bruk et videominiatyrbilde koblet til registreringssiden din i stedet.

Hvis du kjører en gjentakende serie, design en tilpasset logo for selve serien i stedet for å lene deg på firmalogoen, fordi det bygger gjenkjenning på tvers av programmet.

Hvordan sende webinar-invitasjons-e-poster (verktøy og oppsett)

For å sende webinar-invitasjons-e-poster i stor skala, bruker de fleste team et CRM, markedsføringsautomatiseringsplattform eller webinarverktøy. Riktig oppsett hjelper deg med å automatisere invitasjoner, administrere registreringer og spore deltakelse uten manuelt arbeid. Vanligvis, du:

• Inviterer med et CRM eller e-postplattform: Verktøy som HubSpot eller Mailchimp lar deg segmentere publikum og planlegge invitasjons-e-poster.

• Ha din webinarplattform overta etter registrering: Integrering av webinarplattformen sikrer at registreringsdata, personlige deltakerlenker (for å spore engasjement) og påminnelser håndteres automatisk.

• Automatiser e-postsekvensen din: Sett opp 3-5 invitasjons-e-poster på forhånd slik at de sendes på riktig tidspunkt.

• Segmenter publikumet ditt: Skreddersy invitasjoner basert på rolle, atferd eller tidligere engasjement.

Plattformer som Univid lar deg administrere registreringssider, sende påminnelse-e-poster, og kjøre webinarer på ett sted - uten komplisert oppsett. Du kan også integrere med verktøy som HubSpot, Zapier eller Mailchimp hvis du foretrekker en mer avansert arbeidsflyt og kjøre webinarinvitasjoner jevnt.

Takeaway

En strukturert e-postsekvens er det som skiller et webinar hvor registranter faktisk møter opp fra et hvor to tredjedeler forsvinner stille. De 5 malene, kadensen og mobilreglene ovenfor gir deg hele spillboken for å bygge den denne uken.

E-postene dine får folk til døren. Univid gjør webinaret verdt å gå gjennom. Sett opp din første merkevaresesjon på 60 sekunder og se hvorfor team fortsetter å komme tilbake. Og du kan bruke Univid sammen med hvilken som helst e-post- eller CRM-plattform for å sende webinarinvitasjoner, og segmenter publikumet ditt på riktig måte.

Kom i gang i dagBli med over 70 000 brukere og lag unike webinarer med Univid.Opprett gratis webinarFå en demo