Innehåll

Hur man väljer plattform för webbinarium - Välj baserat på dessa 3 områden

När du väljer webbinarplattform, finns det några funktioner som är extra viktiga att checka av. Här är de tre huvudområden du bör hålla koll på när du fattar beslut av vilken plattform du ska välja:

1. Webbinariets utforming: Tänk efter huruvida avsikten är att arrangera live- eller förinspelade webbinarier. Webbinarier som hålls live är det populäraste alternativet eftersom det vanligen ger mer konkret resultat och dessutom ger mer spelrum till att variera formatet.

2. 5 funktioner för att smidigt hantera ditt webbinarium: Det ska vara effektivt att hantera anmälningar, särskilt om webbinarier avses utföras frekvent och för en stor publik. Överväg även om det är värt att ha påminnelser via mail, bättre videoinspelning, CRM-integrering och att du följer regelverk så som GDPR.

3. De 5 viktigaste faktorerna när du väljer webinarplattform: Att på ett naturligt och enkelt sätt få publiken att ta nästa steg är ett önskvärt utfall och associerat med ett lyckat webbinarium. Andra viktiga saker är att kunna samarbeta effektivt med kollegor under själva livesändningen, att man som moderator enkelt kan arbeta i webinarprogrammet givet uppsättning av t ex datorskärmar och kamera (studio med kamera jämfört med bärbardator hemma ställer olika krav på vad ett smidigt moderator-gränssnitt innebär). En annan sak som kan spela roll är vilka möjligheter det finns för att hålla publiken engagerad och slutligen att få snabb återkoppling och överblick av nyckeltal från ett webbinar.

Ett av de viktigaste kraven vid val av webinarmjukvara är huruvida webbinarierna är avsedda att vara direktsända eller förinspelade. Vid direktsändning finns det mer utrymme att variera utformningen av webbinaret.

A. Direktsänt webbinarium 🔴

Att sända webbinars live är bra för att skapa en unik upplevelse som inte kan väntas på eller som fördel inte tas veckan efter. Det bygger förtroende gentemot kunden, eftersom de vet att de kan få svar snabbt och effektivt.

Live webbinarier har visat sig ge mer data och konverteringar från ditt webbinarium. Dels när det gäller respons i chatt, Q&A och omröstningar, men även högre konverteringsgrad vid uppmaning att ta nästa steg via CTA (Call-to-action) klick.

Trots fördelarna måste du ställa det i förhållande till hur mycket tid det är värt att lägga på live webbinars vilket är mycket högre jämfört med förinspelade webbinarium. Den investerade tiden visar även att ditt företag värdesätter publikens tid och att innehållet är tillräckligt viktigt för att kunna prata om just nu. Mot bakgrund av fördelarna, är detta en av de vanligaste formerna av webbseminarier.

B. Förinspelat webbinarium 🎬

Om ditt webbinarium har låg eller obefintlig variation i anförandets innehåll, är förinspelade webbinarium ett vinnande koncept. Förutom att få hög kvalité i presentationen genom att göra omtagningar och förfina detaljer för att få anförandet riktigt bra innan de publiceras, kommer förinspelade webbinarium att kräva mindre tid från ditt företag.

Om du har en målgrupp som har ont om tid och är mycket upptagna, eller, om ditt företag ännu inte kan vara verksamma på natten trots att dina kunder är det. Då är förinspelade webbinarier vilket förmedlas on-demand eller helt automatiserat väl lämpade.

Kom igång idagGör som över 70.000 användare och skapa engagerande webbinarier med Univid.Skapa gratis webinarBoka demo

Ett webbinarium omfattar många steg. Om du arbetar som ett litet team kanske ni vill lägga så lite tid som möjligt på varje steg - utom leveransen av själva presentationen.

Du kanske inte heller har en viss kompetens/resurs i ditt team. I så fall är det värdefullt att ha till exempel påminnelsemail hanterat av själva webbinarplattformen, trots att det kan innebära mindre möjlighet till anpassning.

Men om du har mer tid och resurser för ditt webbinarium och funderar över vad varje medarbetares roll är i respektive steg. Bör du rimligen därefter fråga dig om webbinarietjänsten kommer vara lätt för dig att involvera samtliga medarbetare i?

Krav kan till exempel vara huruvida det är lätt att lägga till flera kollegor för att hantera webinarrummet. Kommer det ofta nya personer och gästtalare som ska presentera? Är utbildning och support värdefullt? Kanske är en CRM-integrering som underlättar samarbetet med andra avdelningar så som sälj eller customer success av värde?

Beroende på den utformning du ser framför dig på webbinariet, kan din publik ha en nära eller inte nära kontakt med ditt företag (jämför kontakt med publik på en försäljningsdemo jämfört med en utbildningssession), medan en publik du redan känner kan vara mer förlåtande för webbinarietjänstens användarvänlighet, kan det ändå vara värt att värdera ett intuitivt gränssnitt.

Det är avgörande att ta hänsyn till webbinarietjänstens övergripande användarupplevelsen för både presentatörer och deltagare. För vissa utformningar är dessutom möjligheten att varumärkesanpassa gränssnittet ett värdefullt val utöver att det är intuitivt och enkelt.

Fråga dig själv vad som låter mest lämpat: bjuda in en kund till ditt skrivbord eller till favoritmötesrummet på kontoret? Det är samma princip i samband med webbinarier, överväg om publiken drar nytta av ett gott intryck genom att skapa en atmosfär av professionalism samt en känsla av tillit och trygghet för ditt företag.

Hur ditt varumärke uppfattas säger mycket om din kultur och identitet som företag, så överväg vilka möjligheter det finns att varumärkesanpassa så att webbinaret utstrålar rätt stil.

En ytterliggare aspekt av uppläget, berör vilka olika presentationshjälpmedel och interaktionsfunktioner som stödjer dessa upplägg effektivt. Tänk på funktioner som skärmdelning, chatt i realtid, hantering av en frågelåda, omröstningar med mera.

Tänk på hur publikstorleken påverkar möjligheterna att interagera.

Som tumregel är att desto mer interaktion du kan använda i ditt webbinarupplägg desto bättre. Även om detta också sätter en viss press på presentatörerna att byta utformning. Speciellt, om erfarenheterna är inom traditionella anföranden där interaktionsfunktioner inte var lika lätt tillgängligt och logiskt att arbeta med. Webbinarleverantörer bör vara måna om att ditt företag arbetar med interaktion och utvecklar interaktiviteten av webbinarier i en bra takt, anpassad för ditt företag. Detta för att ditt företag i slutet ska uppnå bättre resultat från webbinarierna. Ha i åtanke att det finns en hel del möteslösningar som närmar sig webbinarier med "en storlek passar alla" filosofi. Där själva tjänsten innehåller liten eller ingen skillnad mellan virtuella evenemang och vanliga digitala möten. Fundera på om en dedikerad webbinarietjänst kan vara det som i praktiken sparar mest tid och ger bäst förutsättning att påverka nyckeltalen åt det positiva.

De flesta webbinarietjänster erbjuder den funktionalitet vilket beskrivs nedan. Observera att det är viktigt att utgå från ditt företags förutsättningar och fundera över hur väl funktionalitet samverkar med det dagliga arbetet. Funktionaliteten kan nämligen skilja sig åt en hel del på detaljnivå.

Den näst mest tidskrävande uppgiften, efter att ta fram webbinariets presentation vilket tar mest tid, är administration av anmälningar. Om du ofta arrangerar webbinarier eller har en större publikstorlek kan det vara outhärdligt att vara utan registreringsformulär som då med fördel ingår i webbinarmjukvaran. Det kanske till och med blir smidigare med en CRM integrering.

Om du däremot arrangerar 4 till 6 webbinarier per år kan det räcka med att importera eller exportera närvarolistor för att fortfarande fungera smidigt. För betalda eller begränsade webbinarier måste man också överväga att kontrollera vem som kan delta i webbinariet. Betalningsgateways kanske inte är optimala av olika anledningar, men webbinariets programvara måste åtminstone kunna reglera vem som får se webbinariet för sådana användningsfall.

Det är kanske inte nödvändigt med påminnelser om det är ett betalt webbinarium, då det redan finns bra incitament för att dyka upp. Men för dig som håller gratis webbinarier kan du enkelt öka antalet närvarande genom att din publik kommer ihåg tiden!

Om ditt webbinarium inte läggs in i den anmäldes kalender blir det enkelt dubbelbokningar eller att personen i fråga glömmer bort webbinariet. Se därför till att webbinarietjänsten erbjuder en "lägg till i kalender" funktion och tydligt anger "hur länge det är kvar tills webbinariet kommer att inträffa" i påminnelserna.

Generiska påminnelser som skickas ut skapar förvirring och ibland "spammigt" intryck på dina potentiella deltagare, därför är det viktigt att inte bara ha påminnelser utan även rätt utformade påminnelser. Det vanligaste är att skicka dem per mail.

Att erhålla en inspelning från webbinaret är idag en lika förväntad del av webbinartjänsten som det är att din publik ska kunna titta på ditt webbinar, men den slutliga användningen av en inspelning kan ställa större krav - det räcker alltså inte "bara att få en inspelning", utan det kan till exempel finnas krav på acceptabel videokvalitet.

Det är skillnad på integreringar och integreringar. För att förtydliga så är det en skillnad mellan så kallade inbyggda integreringar (native integrering) och tredjepartsintegreringar (non-native integrering).

Inbyggda integreringar för webbinarier (inget tredjepartsverktyg inblandas mellan ditt system och webbinartjänsten) tenderar att stödja fler anpassade arbetsflöden och dessutom inte medför extra kostnader för en tredjepartstjänst.

Tredjepartsintegreringar, som Zapier eller Make är dock fortfarande kraftfulla och kan passa ett enklare integrationsbehov. Så beroende på hur er organisation arbetar med före- och efterarbetet - kan en integrering som inte bara "matar data" till ditt önskade system vara ett krav.

Kraftfulla integreringar för webbinarier som stöds av Univid:s webinarplattform

Om din organisation är certifierade eller följer specifika dataskyddsbestämmelser såsom GDPR, HIPAA eller CCPA, så blir det viktigt att se till att din webinartjänst också är kompatibel.

Kvittera att webbinarietjänsten kan erbjuda ett samarbete i linje med dessa krav.

Ett specifikt exempel att förhålla sig till vid webbinarier är huruvida inspelningarna får innehålla en deltagarnas namn eller inte, vilket många mötesverktyg kan ha utmaningar med.

Univid är en GDPR-vänlig svensk webinarplattform - som används av bla Region Gotland, advokatbyråer, och stora börsnoterade bolag i Sverige och Norden med strikta krav.

Det är sällan webbinarier utförs av endast en person. Även om det finns sätt att enkelt hantera registreringarna för dig eller en kollega, kan det fortfarande vara ganska utmanande eller oförlåtande för medarbetare som levererar presentationen av webbinariet att rodda direktsändningen utan problem.

Därför är det viktigt att bedöma hur lätt det är att leverera på de punkter som i praktiken påverkar dina nyckeltal positivt alternativt publikens upplevelse (glöm inte bort publiken). Du kanske till och med vill rådfråga ditt team om det vi tar upp nedan för att kunna fatta ett välgrundat beslut.

I en webbinarstrategi bör det finnas en tydlig plan för vad publiken förväntas göra efter webbinariet. Nästa steg kan till exempel vara att be publiken anmäla sig till nästa webinar, läsa mer information på en företagssida eller boka ett möte. Utvärdera hur lätt det är för deltagare att konvertera genom att ge dem något av värde som nämndes under webbinariet - det kan vara ett specialerbjudande eller ytterligare information relaterat till någon del som togs upp under webbinariet. Så säg, vad är ditt nästa steg? Samverkar webinarprogrammet med dina målsättningar?

Webbinarier med bäst resultat har en engagerad publik (se varför). Nyckeln till att hålla publiken engagerad är att få publiken att känna sig delaktig eller förstå vad de är nyfikna på att höra om inom ämnet i fråga. Desto mer du vet om din målgrupp, deras utmaningar eller behov, desto större chans har du att hålla igång en responsiv publik som ställer frågor och reager responsivt. För att få till en sådan stämning behöver presentatörer interagera med publiken.

Till exempel genom att skapa känslan av ett öppet forum för diskussion, sätta förväntningarna om hur man får interagera samt använda olika interaktionsverktyg. Interaktionsverktyg kan till exempel vara omröstningar, frågelåda och reaktioner, vilket används för att hålla igång publiken.

Genom att använda interaktionsverktyg skapar du goda förutsättningar för att hålla din publik engagerad, och kan till och med öppna upp för dialoger efter webbinariet.

Kom ihåg att din publik kan ha en högre inlärningskurva för hur man interagerar med dig beroende på vilken webbinarietjänst du använder. Därför är lättanvänd webbinarprogram att föredra om du villl ge din publik den bästa upplevelsen.

även om en smidig hantering av anmälningar och konkreta nästa steg tenderar att ge indirekt mätbara och handlingsbara nyckeltal, kan en direkt åtkomlig översikt efter webbinariet göra det möjligt för dig att vidta åtgärder på en daglig basis eller snabbt vidta åtgärder för att förbättra dina nyckeltal.

Fundera över vad syftet med inspelningen är. Det första kritiska övervägandet är om innehållet ska användas på nytt och användas i andra marknadsförings- eller kommunikationsinsatser. Andra frågor att ställa:

• Är video- och ljudkvalité viktigt? Kommer webbinariet att vara möjligt att se i efterhand?

• Spelas webbinariet in automatiskt?

• Vilken bildkvalité sparas inspelning i - 1080p eller lägre upplösning t ex 720p?

• Behöver det klippas inspelningen? Kanske till och med redigeras?

• Stöder webbinartjänsten olika layouter (till exempel att endast skärmdelningen bandas) vilket även följer med i inspelningen? Kan detta ske i samband med direktsändningen för att skynda på eventuell redigering?

• Om många webbinarier produceras – kan du samla alla dessa on-demand webbinarier på något sätt för att få en översikt? Kan lagringshantering erbjudas på tjänsten?

Beroende på om du arrangerar webbinarier på en bärbar dator, från ett mötesrum eller använder en dedikerad studio kan användarvänligheten variera.

Om du till exempel arbetar med en kollega under själva anförandet ställs det högre krav på programvaran vid arbete på distans jämfört med om ni befinner er tillsammans i samma rum.

Ett ytterliggare exempel vilket vanligtvis förekommer i studios, är att datorskärmar placeras på avstånd från presentatören. Då finns det ett behov av att ha en större textstorlek på gränssnittet jämfört med om du sitter framför en bärbar dator medan du presenterar för att smidigt kunna läsa texten.

Vidare, se till att webbinartjänsten är lätt att arbeta med oavsett om du har externa datorskärmar eller inte. Om det finns en moderator som kan läsa chatten, filtrera svar i omröstningar och hantera presentations layout är detta inte lika viktigt. Men om så inte är fallet, bör det ställas högre krav på ett smidigt och effektivt användargränssnitt.

Webbinarier är i både goda och dåliga tider ett bra sätt att engagera kunder i en interaktiv och lärorik upplevelse. Oavsett om det är direktsänt eller inte, om du har nya ansikten eller skara deltagare varje gång, så är webbinarier alltid ett fantastisk upplägg att ha med i ditt företags strategi.

Att planera är nyckeln för att nå dina mål och för att lyckas ta hänsyn till allt som behövs för att få krispiga webbinarier som skapar engagemang.

Saker att ta hänsyn till är bland annat att publiken kommer ihåg att dyka upp, hantering av anmälningar är smidig, presentatörerna är bekväma och kommer att arbeta med interaktionsverktygen; därefter kan allt fokus kan läggas på att facilitera publiken att ta ett nästa steg, vilket kommer att påverka webbinariernas nyckeltal positivt.

Univids webbinarplattform kan anpassas i enlighet med ditt varumärke på 60 sekunder

Slutligen, glöm inte att som en del av ditt företag bör du fokusera på att få med företagets varumärke i allt du gör. Det bästa är att vi finns här för att du ska bli inspirerad av varumärkesanpassning, vilket bland annat skapar en atmosfär av professionalism, och en känsla av tillit och trygghet för presentatörer och ditt företag. Ta inspiration från våra mallar, eftersom i slutändan ska webbinarier vara en representation av vem ditt företag är!

Om du istället föredrar att se ditt varumärke i aktion, kom igång med en anpassad AI-genererad session från din företagsdomän på mindre än 60 sekunder.