Hålla webbinarium - Hur du skapar ett perfekt webbinarium 2024

Innehåll

Webbinarier används flitigt av företag och organisationer för marknadsföring, försäljning, skapa synlighet, och customer success. Att hålla ett webbinarium kan vara ett utmärkt val, oavsett om du letar efter:

• mer tillväxt i toppen av säljtratten

• skapa varumärkesmedvetenhet

• etablera tankeledarskap

• driva fler affärer framåt i din pipeline

• göra onboarding av nya kunder mer skalbart

Idag finns det massor av moderna plattformar och verktyg där ute, så du kan hålla ett evenemang med bara din webbkamera och bärbara dator. Inga nedladdningar eller avancerad utrustning behövs.

Efter pandemin är alla potentiella kunder där ute bekanta med det digitala formatet. Numera förväntar sig prospekt eller till och med kräver att ha möjlighet att delta på distans och få kontinuerliga uppdateringar via webbinarier. Folk är mer bekväma än någonsin och mer noga med hur de spenderar sin tid - trösklarna har höjts och du måste hänga på!

I den här artikeln går vi igenom och svarar på hur man skapar ett fantastiskt webbinarie 2024 - genom 10 enkla steg. Vi lyfter också fram 7 fördelar med formatet.

Följ dessa 10 steg för att skapa och hålla ett riktigt bra webbinarium:

1. Brainstorma 🧠

2. Bjud in talare 💁 💁‍♀️

3. Välj tid och datum 🕤

4. Bestäm plattform 💻

5. Skapa innehållet och planera interaktion 🕹️

6. Bjud in deltagare och börja marknadsför ✉️

7. Testa 📐

8. Gå live och genomför webbinariet 🎥

9. Analysera data 📊

10. Följ upp och skicka ut inspelningen 🔴

Att arrangera ett framgångsrikt webbinarium kräver lite framförhållning och planering. Genom att följa dessa enkla 10 steg, kan du se till att ditt nästa event blir en succé:

Fokusera inte på att sälja din produkt eller tjänst, utan fokusera istället på att lösa kundernas problem och utmaningar när du väljer ämne.

Var hyper-specifik för din målgrupp och idealkund (ICP). Se till att bidra med så mycket värde som möjligt. Välj ämne utifrån vad deltagarna vill lära sig och behöver lösa för att nå sina mål – individuellt eller som företag. Bra frågor att ställa när det gäller ICP och ämne - vad behöver idealkunden lösa för att bli befordrad? Eller vilka KPI:er mäts din idealkund på?

Tänk på din idealkund och bygg ett koncept för din drömdeltagare

Tänk också på vilken typ av webbinarium du vill vara värd för och vilket resultat du vill uppnå. Inkluderar det gästföreläsare och/eller befintliga kunder? Vilken längd ska den vara? Under 2024 börjar vi se mer frekventa webbinarier med kortare längder - en hel del 30 minutare. Där kortare format blivit en trend på andra plattformar som TikTok, etc.

Fundera på om ditt event ska vara en del av en serie. Vanligtvis är det smart att planera en webinarserie från början – då du:

1. Minskar mängden förberedande arbete drastiskt

2. Minskar mängden marknadsföring

3. Sätter förväntningarna på att det finns fler event att delta på

På så sätt kan prospekt registrera sig för flera sessioner på en gång, eller så kan du pusha för de kommande sessionerna under eller efter ditt första webbinarium.

Föreläsare och föredragshållare är viktiga för att locka publik och intresse. Välj noga här – se till att använda kollegor i din organisation, men var också öppen för att ta in externa gästföreläsare och skapa en expertpanel.

Kända gästtalare kan ofta ta med sig sin publik också, om de är kända, och på så sätt hjälpa dig få bredare exponering.

Talare på Univid - synliggjorda för deltagarna på registreringssidan

Något vi har sett framgångsrikt är att introducera befintliga kunder som kan dela sina case och berättelser, på ett transparent sätt tillsammans med dig. Dessa insikter kan ofta vara mycket relevant att ta del av för andra potentiella kunder i samma bransch.

Det är viktigt att talarna är bekväma framför kameran, har expertkunskaper och kan föra webbinariet framåt.

Var bor din målgrupp? Se till att hålla reda på tidszoner och överväg att hålla flera webbinarier om samma ämne om du riktar in dig på flera olika geografiska zoner.

Spana in den här gratis webbinarieplaneraren, som vi byggde för just detta syfte - för att hjälpa dig att schemalägga webbinarium på den perfekta tiden genom två klick.

En trend för 2024 är inte bara att hålla kortare webbinarier, utan även att köra dem lunchtid vid 12:30 eller på morgonen.

Live-session med automatiskt nedräkning till start

Det första steget i att vara värd för ett webbinarium är att välja plattform. Viktiga faktorer att utforska här är möjligheterna att lägga till en call-to-action-knapp för nästa steg, anpassa med ditt eget varumärke och utseende, hur du kan jobba med interaktivitet, hur enkelt det är att vara värd för webbinariet och vilken analys som finns tillgänglig efteråt!

Webbinarieplattformen är givetvis avgörande för att du ska få en bra upplevelse som värd, och för att deltagarna ska få en minnesvärd upplevelse. För väldigt enkla setups kan det räcka med ett mötesverktyg som Google Meet eller Teams, men det rekommenderas att använda en dedikerad plattform som Univid för att få ut det mesta av ditt webbinarium vad gäller konverteringar, varumärkeskännedom och feedback - alla viktiga och specifika utmaningar:

• Analysverktyg för att följa konverteringar och engagemang

• Interaktion med omröstningar, frågor och svar, live-emojis, chatt

• Call-to-action-knappar för att öka konverteringar

• Högkvalitativ 1080p HD-video för on-demand och återanvändning

• Enkelt användargränssnitt

• Anpassat varumärke med möjlighet att anpassa färger, logotyper och utseende

• Deltagarhantering och registreringsflöde med brandade registreringssidor, påminnelser, uppföljningsmail, m.m.

Det är här huvuddelen av arbetet sker innan webbinariet. Se till att förbereda vad som ska sägas och presenteras, men också hur du ska marknadsföra. Glöm inte heller att planera för hur du ska engagera din publik live.

Att skapa innehållet innebär att ta fram ett manus eller stödanteckningar för vad man ska säga. Huvudsyftet är att få talarna att känna sig bekväma och redo om någon skulle tappa ordet!

Här är en hemlighet! Att använda kraften i att vara live och en tvåvägsdialog genom interaktivitet kan också vara en enorm tidsbesparing när det gäller att förbereda innehåll.

Ersätt 15-20 minuter av innehåll med en Q&A, där du kan svara på relevanta frågor som inte kräver förberedelser. Detta är något erfarna talare gör för att skala upp, se till att de levererar relevant innehåll och är effektiva med sin tid.

Planera för interaktivitet och hur du ska engagera deltagarna - kanske genom några snabba omröstningar för att lära känna publiken i början, aktivera dem löpande för att undvika den berömda 15 minuters dippen, och samla in feedback i slutet. Om du inte känner dig kreativ – så har vi skapat ett verktyg för att ge förslag på pollsfrågor vid webbinarier, just för detta ändamål, där du kan generera bra förslag på frågor att ställa och få inspiration.

Skapa gratis webinarBoka demo

15 minuters-fokusdippen och hur du tänker på energinivåer när du skapar ditt webbinarium

Om du kort presenterar möjligheterna till interaktion i början kommer du att öka ditt engagemang under webbinariet massor. Genom att förklara och sätta förväntan - kommer folk känns sig bekväma med att delta. Planera också för en kort omröstning i slutet för att samla in feedback när det är färskt i allas minne. Detta kan vara till stor hjälp när du planerar dina kommande sessioner.

Se till att vara ute i god tid och marknadsför webbinariet flera veckor innan det är dags för att få många registreringar. Majoriteten av deltagarna anmäler sig 1 vecka innan, och ca 30% anmäler sig dagen innan du går live.

Dessutom brukar närvarofrekvensen vanligtvis vara mellan 40-60%, så se till att detta inte kommer som en överraskning och att du har många anmälda från början.

Marknadsföringen inför innefattar att skapa en registreringssida innan evenemanget, och sedan pusha den via företagets kanaler på sociala medier, bloggar och e-postlistor. Strukturera flödet från inbjudan, registrering till att deltagarna får en länk via e-post för att komma in på webbinariet, samt påminnelser via email. Och se till att testa allt innan du skickar ut inbjudan!

Vi skapade en snygg registreringssida med Univid som vi enkelt kunde marknadsföra på LinkedIn och andra relevanta kanaler

Se till att allt är klart för ditt webbinarium och att du har testat alla viktiga steg innan du går live. Testa all teknik innan, så att webbinariet flyter på utan avbrott eller irriterande stress.

Låt alla talare testa plattformen innan, och att de använder samma hörlurar, webbläsare och teknik som när du sedan går live. Försök att få en så lik miljö som möjligt som när du går live och passa på att bjuda in några kollegor för att få feedback från deltagarperspektivet!

Den stora dagen är här och det är dags att gå live! Minsta tekniska krångel kan få deltagarna att tappa fokus och påverka upplevelsen – så se till att komma i tid, testa all teknik en sista gång med de andra högtalarna och vänta på att det är dags för dig att gå live!

När du är redo - gå live och se till att du spelas in (görs automatiskt i Univid)

Ett exempel på ett interaktivt webbinarium som är live i Univid - interaktivitet via chatt, polls och livereaktioner

Se till att du håller uppe energinivåerna och jobbar med interaktion som du förberett för att undvika fokusdippar. Visa tydligt att du ser deltagarnas frågor och feedback - då kommer de bidra ännu mer och känna sig delaktiga.

Glöm inte CTA-knappar (call-to-actions) för att driva nästa steg - exempelvis för att låta deltagarna "boka möte", "ladda ned e-bok" eller liknande. I Univid kan man enkelt förbereda dessa, och aktivera dem under webbinariets gång.

Exempel på call-to-action knappar att aktivera för att driva nästa steg enligt webinarplanen.

Om du är nyfiken på mer om CTA:er - spana in vår guide med exempel du kan kopiera på bra call-to-actions som konverterar.

Beroende på plattformen har ditt webinar nu genererat mycket intressant data. Få en tydlig överblick över de viktigaste KPI:erna för att se till att du vet vad du ska förbättra och vad som gick bra. Gå igenom data för att se hur du kan göra nästa tillfälle ännu bättre, både:

Före: Var hittade deltagarna webbinariet i förhållande till om de dök upp eller inte? Hur var närvarofrekvensen jämfört med andra webinars?

Under: Hur engagerade var deltagarna och hur många konverterade? Vilka var dina ambassadörer? Vilka delar av innehållet uppskattades och var tappade folk fokus?

Efter: Vilken typ av relationer har skapats och hur har de upprätthållits? Vilka deltagare konverterade till konkreta affärer?

Analytisk dashboard i Univid – analysera ditt webbinarium i termer av engagemang, reaktioner och deltagarfokus

Live-delen av ditt webbinarium är nu över! Toppen - du kan nu börja ta hand om dina rykande färska och nyaktiverade leads.

Men innan du börjar arbeta med listan med potentiella kunder – glöm inte att skicka ut inspelningen av webbinariet till deltagarna så snart som möjligt – både de som dök upp, men också till dina no-shows. Detta säkerställer att du får ut mesta möjliga av ditt webbinarium, när det är färskt i allas minne.

Se över analysen och om det är något du bör lyfta fram i uppföljningen.

Dessutom, om du inte samlade in feedback i slutet - tänk på hur du kan inkludera lite uppföljande feedback i mejlet efter, kanske en NPS, och utvärdera hur de upplevde webbinariet.

Exempel på uppföljningsmail till de som inte dök upp - kan automatiskt skickas via Univid

I Univid spelas webbinariet automatiskt in i full 1080p HD när du går live. Du kan också enkelt skicka ut uppföljningsmailet direkt från plattformen, med ett knapptryck – både till dina no-shows och de deltagare som dök upp.

Videon är också hostad åt dig och du får insikter i vem och hur on-demand-innehållet tittas på. Du kan behålla samma call-to-actions och samma fina branding som du hade live. Om du föredrar att hosta on-demand-videon själv kan du naturligtvis ladda ner den som en .mp4-fil också!

Här är 5 enkla och praktiska tips för att du ska kunna hålla ett lyckat webbinarium.

1. Börja planera i tid - en vanlig nybörjarmiss att planera några dagar innan och börja marknadsföra alltför nära inpå webbinariet. Se till att du har ett par veckor på dig, och får upp registreringssidan i tid - så dina deltagare hinner få nys om webbinariet och planera in det i deras kalender.

2. Välj rätt datum och tidpunkt - att hålla ett webbinarium när dina deltagare är upptagna med annat är såklart inte optimalt. Det finns ett antal veckodagar och tidpunkter du kan utgå ifrån - för att så många dyker upp som möjligt. Här är vår webinarplanerare som du kan använda för att välja rätt och optimera närvarofrekvensen.

3. Använd en professionell plattform - att använda ett anpassat webinarverktyg kan förhöja upplevelsen för deltagarna och se till att du får ut mer av det arbetet du lägger ner. Bland annat erbjuda fler interaktionsmöjligheter för feedback, automatisera ditt arbete som värd, och underlätta uppföljning av statistik och deltagarlistor. Alla saker som kan öka din konvertering.

4. Skapa innehåll efter deltagaren - se till att ditt innehåll är centrerat kring att leverera värde för deltagaren - inte bara för att sälja något. Genom att skapa värde kring en relevant frågeställning, ett kundcase, eller fallstudie - blir ditt webbinarie relevant och du positionerar dig som en expert. Låt säljet komma som en slutkläm eller inslag - där det redan är självklart att ni är någon att lita på och man vill göra affärer med - då säljer pitchen sig själv.

5. Planera nästa steg - många har fullt upp med att manövrera manus, gästtalare, och marknadsföring - och glömmer att planera in det nästa steg man önskar att deltagarna tar. Genom att istället planera utifrån så kallade call-to-actions, tex. "boka möte", "ladda ned e-bok", så kan du presentera dessa på ett naturligt sätt under webbinariets gång - utan att de känns forcerade eller för säljiga. Se vår guide med 5 grymma exempel på CTA:er du kan kopiera.

Utöver att driva försäljning och bygga synlighet - så finns de många fördelar med att hålla webbinarier. Några viktiga anledningar till att hålla webbinarium är att du skapar innehåll som kan leva vidare, positionerar dig som expert inom ett område, och lär känna dina potentiella kunder bättre.

Synlighet är idag helt avgörande för att lyckas i den digitala världen. Genom att hålla ett webbinarium positionerar du dig som expert och tar en ledande roll inom din nisch.

Social selling och transparens är absolut centralt vid B2B-försäljning idag, och genom att personligt synas i video och presentera expertis inom ett ämne - kan du på ett effektivt sätt positionerar dig som en aktör att lita på. Du framstå som någon som har koll på området och som kan besvara komplexa frågor - någon man vill jobba med.

Med ett webbinarium kan du etablera en positiv relation med många leads på en gång! Detta är absolut centralt i B2B-sälj där det handlar om att bygga en långsiktig relation ihop, som inte tar slut vid en engångstransaktion.

Samtidigt kan du bjuda in existerande kunder och styrka relationen med dem - vilket reducerar risken för churn och ökar chanser till upselling.

Genom webbinarium kan du utbilda prospekt eller existerande kunder på din produkt eller tjänst. Ett perfekt sätt att skapa en levande direktkontakt med kunderna där du understryker fördelarna, funktionerna och hur ditt värdeerbjudande löser de utmaningar de olika kunderna ställs inför.

Låt webbinariet ha mycket interaktivitet - skapa dialog och uppmuntra att deltagarna kommer med input, frågor och tankar! På så vis kan deltagarna känna att de lämnar med relevant värde och känner sig inkluderade.

Kör inte en monolog eller envägskommunikation! Risken är att du inte förstår din idealkund tillräckligt väl och missar de aktuella utmaningar och frågor de står inför just nu.

Samtidigt som du förmedlar en liveupplevelse till alla deltagare på webinaret skapar du videomaterial som kan användas i många kontexter framåt. Till exempel kan du klippa ned materialet till en kort sammanfattning att publicera i sociala medier eller på företagsbloggen. En populär variant är att låta webinaret vara tillgängligt on-demand efteråt på hemsidan, där intresserade individer får signa upp med mailadress för att få tillgång till webinaret. Ett bra sätt att fortsätta source:a leads och generera inbound!

Synlighet är idag helt avgörande för att lyckas i den digitala världen. Genom att hålla webbinarier får du ut ditt företag i många kanaler på ett unikt och engagerande format.

Ett bra webbinarium skapar stort värde och en minnesvärd upplevelse för deltagarna som således gärna delar med sig om ert företag till kollegor och inom deras nätverk. Word-of-mouth är oerhört kraftfullt, då det hjälper dig att nå fler prospekt inom din ICP, utan att du själv behöver söka upp dem. Leverera bara grymt värde till rätt grupp av initiala deltagare, så kommer ordet sprida sig!

Också, genom att dela webbinariet i sociala medier innan, och omformatera innehållet för nya medier - kan du snabbt få många att se ditt varumärke och associera det till expertis inom de ämnen du behandlat.

Ett webbinarium kan i högsta grad användas för att konvertera leads och skapa intäkter. Genom att förmedla kunskap och ta rollen som expert, kommer potentiella kunder i större utsträckning lita på dig och överväga att bli kunder.

Genom att ha en tydlig call-to-action t.ex. med en direktknapp till hemsidan på sändningssidan, kan konverteringsgraden ökas ytterligare. Testa våra alldeles egna här nedan! 👇

Skapa gratis webinarBoka demo

Ett egenproducerat webbinarie kan vara en billig kanal. Ett livesänt event med studio, eller större produktion kostar ofta mer, då det ställer höga krav på förväntad kvalitet. Detta kräver dock att du hittar nödvändiga resurser internt inom din organisation, för att smidigt kunna genomföra webbinariet. Med fördel kan du skapa en mall och koncept som du kan köra om och om igen, och bara byta ut ämnen, talarna, osv.

Att hålla digitala event innebär också att kostsamma resor och fysiska tillställningar kan minskas - och du kan istället lägga budget på de delar av säljprocessen som gör störst skillnad!

Dessutom kan du utforska nya marknader och geografier på ett billigt och effektivt sätt - något som vi ser flera av våra kunder göra effektivt idag.

Med digitala möten och webbinarium är geografisk placering inte längre en begränsning. De kan därför vara ett utmärkt verktyg för att targeta och utforska nya marknader i takt med att du växer.

Genom att erbjuda en interaktiv upplevelse, kan du dessutom samla in massor relevant feedback om denna nya målgrupp och marknad. Till exempel, vilka verktyg de använder i sitt nuvarande arbetsflöde, vilka problem de har inom ditt fokusområde, och hur du kan bidra med värde i deras ekosystem.

Lär känna en ny målgrupp och marknad genom att använda interaktion via till exempel omröstningar - i detta segment verkar det som att Univid är en stark aktör 👀

Dessutom gör det att kunder har möjlighet att delta digitalt på sina villkor, där de tidigare kanske haft tid att avsätta för ett fysiskt event. Slutligen, kommer planeten vara glad i och med mindre resande - webbinarier är lika med hållbarhet.

Skapa gratis webinarBoka demo