Digitala möten - En guide till hur du håller det perfekta mötet

1. Videomöte eller webbmöte

Videomöte eller webbmöte är synonymt med videokonferens där alla vanligtvis deltar med kamera och/eller ljud. Gränsen mellan presentatör och tittare är generellt diffus, och man kan ofta växla roll. Vid videmöten har man sällan en dedikerad moderator utan ordet är relativt fritt och mötet leds framåt av deltagare själva.

Vanlig storlek: 2-100

Karaktär: Informellt, relativt öppen struktur

Sänds från: Webbkamera

2. Livestreaming

En klassisk livesändning som vanligtvis sker från en studio, där man sänder enväga till en publik som agerar tittare. Ofta är bildkvalitet och skalbarhet hög prioritet här och man använder sändningsteknik som RTMP, vilket generellt medför en fördröjning på ca. 15-30 sekunder. Här brukar man jobba med interaktivitet som inte medför att deltagare är med i bild, utan ofta sker det skriftligt via chatt, polls, reaktioner, mm. Ofta används ett så kallat körschema vid dessa sändningar där det tydligt står vad som kommer ske, vid vilket tidslag. Körschemat följs väldigt noga och alltså är friheten för improvisation liten vid dessa typer av uppstyrda och proffsiga sändningar - väldigt likt TV-produktioner, där kvalitet är av högsta prioritet!

Vanlig storlek: 50-2000

Karaktär Formellt, uppstyrt och proffsigt

Sänds från: Studio

3. Webbinarium

Ett webbinarium är lite av en mix mellan en traditionell livesändning och ett videomöte. Här är det vanligtvis tydligt utstakat vem som är presentatör, men samtidigt brukar det finnas frihet för att involvera deltagarna mer, då man sällan följer ett komplex körschema som vid större livesändningar. Ofta hålls dessa typer av sändningar av presentatören själv, med bara en webbkamera; men webbinarium kan också sändas från en studio.

Vanlig storlek: 10-500

Karaktär Formellt, proffsigt, visst rum för improvisation

Sänds från: Webbkamera eller studio

Alternativ gruppering av digitala möten

Man kan också gruppera digitala möten och mötesverktyg som many-to-many och one-to-many, dvs. om de stödjer video från och mellan alla enskilda deltagare, eller om det bara är en videoström rakt ut som vid en traditionell livesändning. Videomöten, webbmöten och till viss del webbinarium är generellt av karaktären many-to-many. Livestreaming är traditionellt sätt endast en video ut till deltagarna och alltså one-to-many. Även typ av publik och var den befinner sig, kan ytterligare kategorisera in digitala möten - där till exempel hybridmöten, med en fysisk och en digital publik, är en vanlig mötestyp post-COVID.

Nog om definitioner, låt oss kolla lite närmare på tips på hur man håller riktigt bra digitala möten!

Vilka verktyg behövs för digitala möten?

För att hålla riktigt bra digitala möten som imponerar krävs givetvis en hög kvalitet på bild och ljud, vilket förutsätter bra teknisk utrustning. Dock kan små knep - som att se till att vara väl upplyst, också förhöja kvaliteten drastiskt utan att kräva ny utrustning. Här kommer några korta tips kring vad man ska tänka på gällande bild, ljus och ljud i digitala möten.

Bild och ljus i digitala möten

Bild är vad alla andra ser och spelar såklart väldigt stor roll. Många moderna laptops har bra webbkameror inbyggda, och smartphones har ofta ännu bättre kameror! Vill man göra det ännu lite mer proffsigt, t.ex. i en hemmastudio, kan man såklart använda en systemkamera eller liknande på stativ och t.ex. programvaran OBS för att använda videokällan som en webbkamera. Om man inte har någon värstingkamera är det dock viktigt att se till att man är väl upplyst - knappt den bästa kamera kan få en person i motljus att se bra ut.

Har du möjlighet att sitta vänd mot ett fönster är det en perfekt ljuskälla som får dig att synas från din allra bästa sida - jämnt och naturligt upplyst. Annars kan en bords- eller skrivbordslampa lite bakom datorn vara ett bra alternativ. För dig som vill ta det steget vidare finns Halo-lampor och liknande som bla. används av Youtubers och lite proffsigare studios, dessa ljus får dig verkligen att poppa från bakgrunden och se bäst ut på ditt nästa möte, webbinarium eller event!

Ljud i digitala möten

Du har säkert varit med om ett dåligt möte där uppkopplingen strulat och videon fryst, då har du förmodligen noterat vikten av bra ljud och hur det kan få mötet att bära eller brista!

För att se till att ljudvolymen är tillräcklig och att störande bakgrundsljud minimeras, rekommenderas att använda en riktig mikrofon eller ett par hörlurar med mikrofon t.ex. Airpods har förvånansvärt bra mikrofon!

Vid lite större produktioner där man vill vara säker på att alla länkdeltagare verkligen hörs och inte får problem med deras mikrofon - rekommenderas ofta att köra hörlurar med sladd, och inte Bluetooth.

Det kan också vara en idé att se till att man sitter i en tyst miljö, som inte har störande bakgrundsljud som fläktar, dörrar som slår, folk som pratar i bakgrunden, etc. Prova gärna spela in en kort test med ditt mötesverktyg för att höra hur du (och din omgivning) låter!

Att hålla i digitala möten

Rollen som host och att hålla i ett digitalt möte, beror givetvis på vilken typ av möte det gäller. Vid en livesändning finns ofta professionell hjälp i form av tekniker, eventpersonal och ett körschema som redogör i detalj för vad som sker när. Vid videomöten och webbinarium är det mer fritt och svårare att planera i detalj, men nedan följer 3 generella tips som gäller digitala möten oavsett karaktär:

1. Testa innan mötet drar igång

Nyckeln till ett bra digitalt möte är att testa all teknik innan, så att mötet flyter på utan avbrott eller jobbig stress. Har du ett större möte med viktiga länkdeltagare, se till att de har testat plattformen innan, och att de använder samma hörlurar, webbläsare och teknik som när ni sedan går live.

Ha koll på ditt mötesverktyg och dess funktioner. Ska du ha breakout-sessioner? Prova att dela upp folk innan, planera ut hur länge deltagare ska vara i breakouts och att de vet vad de ska diskutera. Ska du dela skärm, testa att det fungerar och att du kollar in i kameran och inte på dina slides - prova att spela in dig själv!

2. Se till att pausa

Pauser är superviktiga för ett bra möte. Zoom-trötthet är ett faktum och deltagare upplever ofta att digitala möten blir långa, tappar fokus och börjar istället scrolla på andra sidor. Således är det viktigt att hålla kortare möten, dela upp mötet i innehållsrika segment och ta täta pauser. Din publik kommer vara dig evigt tacksam!

3. Skapa dynamik och interaktion

Innehåll är viktigt, men också hur du lägger upp ditt möte. Planera in hur du ska få deltagarna engagerade - kanske utifrån vilka polls du ska skicka ut, vilka personer du ska fördela ordet till, eller vilka diskussionfrågor du ska skicka ut innan mötet. Jobba med det visuella i presentationer - show don't tell! För att skapa dynamik - jobba med att variera vad du visar, vem som pratar och vilken roll deltagarna ska ta.

Gränserna suddas ut - livesändningar och videomöten för alla

Redan idag börjar gränserna suddas ut mellan stora livesändningar och mindre videomöten. Enskilda individer kan idag med hjälp av olika mötesverktyg och plattformar själva bjuda in, planera, genomföra och analysera de digitala mötena efteråt; helt utan någon extern expertis.

Tekniken utvecklas snabbt, vilket möjliggör livesändningar via RTMP med lägre fördröjning. Samtidigt blir realtidstekniken bättre och bättre vilket gör att större digitala möten kan hållas helt utan fördröjning.

Nya funktioner gör att möjligheter för interaktion i digitala möten blir allt bättre, och att endast interagera via video blir inte lika viktigt när man har chatt, polls och reaktioner att vara med i som deltagare. Att mötesverktyget och plattformen som används stödjer alla typer av sändningar blir allt viktigare - man vill som host inte behöva begränsa sitt format eller innehåll efter tekniska begränsningar.

Den tidigare komplexa utrustning och programvara som krävts för professionella livesändningar blir också allt enklare och mer tillgänglig. Det är helt enkelt en bra tid att hålla digitala möten!